فرمان اربعه

وقتی انتخاب کارکنان براساس تخصص لازم و شایسته سالاری انجام نشود هم مدیریت سازمان و هم کارکنان, در حین اجرای کارها با مشکلاتی مواجه می شوند که حل و فصل آنها, گاهی به دشواری امکان پذیر است

در پروژه ای که با چندین نفر از همکاران در آن مامور شده و مشغول کار بودیم ، یک پست معاون اداری وجود داشت که متصدی آن از استادان بازنشسته دانشگاه بود که همکاران می گفتند که دکترای مکانیک دارد . آقای دکتر سپهداری که پیرمردی با سیما و روی خوش و یک عینک بقول معروف ته استکانی بود که یک چشمش هم بعلت عارضه بیماری قند ، کم سو بود یعنی حتی با عینک ، مشکل دید داشت . ایشان از ابتدای پروژه ، بعبارت دیگر از روزی که کلنگ پروژه را زده بودند ، با سمت و عنوان سرپرست کارگاه در پروژه حضور داشت . گویا یکی از شاگردان ایشان که در شرکت یا در وزراتخانه حضور داشت ، ایشان را به پروژه دعوت کرده بود .

بهر حال ، بعد از تغییرات مدیریتی در هیات مدیره شرکت و تغییر سیاست های اجرایی و متعاقب آن ، تغییر مدیر پروژه و شروع عملیات اجرایی پروژه ، پست سازمانی آقای دکتر سپهداری از سرپرست کارگاه به معاون اداری پروژه تغییر یافت یا تغییر دادند . احتمالا" تغییر سمت بجای عذرخواستن از حضورایشان یا عذرخواهی محترما" بود ، ولی ایشان همچنان وظایف خود را در پست وسمت جدید نیز انجام میدادند.

بر حسب روال اداری موجود ، کلیه نامه ها و مکاتبات وارده به پروژه که مربوط به خدمات حوزه اداری ، کارگزینی ، مناقصات و قراردادها ، بازرگانی ، سفارشات خارجی ، تدارکات داخلی بود ، توسط مدیر پروژه به معاون اداری ، ارجاع داده و ایشان بایستی مکاتبات و اسناد وارده را به تناسب موضوع ، بین واحدهای تابعه توزیع و تقسیم می کردند.

جناب دکتر تقریبا" بر روی کلیه نامه های ورودی یا نامه هایی که برای امور اداری به ایشان واگذار می شد یک دستور یکنواخت به شرح ؛ « بررسی ، گزارش ، اعلام و اقدام » می نگاشتند . بقول همکاران ، فرمان اربعه صادر می فرمودند . همکاران نیز که اغلب در کار خود متخصص بودند امور مربوط را انجام میدادند یا پیگری های لازم بجای می آوردند و البته مکاتبات و گزارشهای فوری و مهم را مستقیم به مدیر پروژه می دادند.

روزی از روزها ، یک دسته « گواهی بیمه » کالاهای وارداتی پروژه که از سوی نمایندگی یک فروشنده خارجی ، جهت اقدامات بعدی برای پروژه ارسال شده بود ، با همان فرمان اربعه و با چند روز تاخیر نسبت به تاریخ نامه و ثبت آن در دبیرخانه ، به دست من که سرپرست امور مناقصات وقراردادها بودم ، رسید . چون این گواهی بیمه ها برای طی مراحل اجرایی کالای وارداتی درسفارشات خارجی، کاربرد دارد و در امور ما اقدامی نداشت ، من هم با یادداشتی بر روی نامه پوششی آنها ( امورسفارشات جهت اقدام لازم ) ، برای انجام کار و اقدامات لازم ،به مدیر سفارشات پروژه ، احاله نمودم ( شاید اقدام صحیحتر آن بود که به معاون اداری برگشت داده می شد ) .

بعد از حدود پانزده روز ، از دفتر مدیر پروژه تماس گرفتند و گفتند باتفاق مدیر سفارشات خارجی (آقای محسنی ) و کارشناس سفارشات( آقای دریایی ) به اتاق مدیر پروژه بیایید . من رفتم به سراغ همکاران؛ محسنی و دریایی و باتفاق آنها و قیافه های استفهام آمیزبه اتاق مدیر پروژه رفتیم ، مدیر پروژه در حالی که نامه های داخل کارتابل را نگاه می کرد بفرمای سردی به ما زد و قتی ما سه نفر به دور میز وسط اتاق نشستیم ، آقای مدیر رو کرد به من ( شاید بخاطر ارشدیت سنی ) و گفت : مگر شما نمی دانید ما در پروژه کار می کنیم ؟ و باید امور پروژه به صورت روزانه انجام و پیگیری شود ، آخر این چه وضعیتی است که شما در آورده اید ؟ ( استفهام در چهره ما سه نفر بیشتر شد ) .

بعد دسته ای کاغذ را از کارتابل درآورد و رو به سه نفرما ادامه داد ؛ این گواهی بیمه ها را من حدود یک ماه پیش ، جهت انجام اقدامات لازم ارجاع کرده ام ، حالا بعد از یک ماه که همۀ شما آن را دیده اید و هر یک چیزی بر روی آن نوشته اید ، مجددا" بر روی میز من برگشته است ، و با عصبانیت ادامه : برادرمن ، آخر این طور که نمی شود پروژه اجرا کرد !!

نگاهی به نامه پوششی کردم و متوجه شدم منظور کدام نامه است . با خونسردی و متانت روی به جناب مدیر کرده و گفتم : اگر خاطرتان باشد ، پریروز نامه ای از پیمانکارنصب دیگ بخار ( بویلر ) به پروژه رسید و شما در حاشیه دستور دادید ؛ « بررسی و گزارش گردد » ، درست است ؟

در جوابم گفت : بله

ادامه دادم ، دیروز گزارش آماده و تقدیم شد و شما در حاشیه گزارش نوشتید ؛ « با توجه به قرارداد پاسخ پیمانکار داده شود » ، صحیح است ؟

باز در جواب گفت : بله

اضافه کردم ، امروز نامه حاوی پاسخ پیمانکار آماده و با امضای جنابعالی برای پیمانکار ارسال شد . بنابراین فکر می کنم اینجانب ، همچنین آقای محسنی و همکارشان آقای دریایی ، کارمان را می شناسیم و به وظایف خود آشنایی کافی داریم ، به نظر میرسد مشکل شما در جای دیگری است که موجب بوجود آمدن چنین وضعیتی شده است .

چون مدیر پروژه آدم با هوشی بود سریع مقصود مرا دریافت و به بحث خاتمه داد و گفت فعلا بروید و این گواهی بیمه ها را به جریان بیاندازید تا برای این مشکل چاره ای بیندیشیم .

از اتاق مدیر بیرون آمدیم و آقای محسنی و دریایی از پاسخ و پشتیبانی من تشکر کردند .

حجت الله مهریاری